首先，我们需要明确一点：当发生退费纠纷时，责任方是谁？一般情况下，如果是因为教育机构提供的课程质量不达标或者合同条款存在争议导致的退费问题，那么应该找教育培训机构来解决。但如果是因为家长自身原因需要退费（比如搬家到外地等），则可能需要双方协商。
其次，遇到纠纷时应该如何处理？
与机构沟通：首先尽量通过电话或邮件的方式直接联系教育培训机构的客服部门进行沟通。了解具体退费流程，并按照要求提交相关证明材料。
书面申请：如果口头协商无法达成一致意见，可以尝试写一份正式的书面申请，详细说明情况并提出解决方案，再通过快递等方式寄给对方。
除此之外，还可以寻求第三方介入帮助解决。比如可以通过消费者协会、教育局等相关部门进行投诉举报。当然，在实际操作过程中，我们也要注意收集和保存所有涉及退费的相关证据材料，如合同文本、付款记录以及沟通往来邮件等。
总结来看，在遇到教育培训机构退费纠纷时，我们需要明确责任方是谁，并采取相应措施积极解决。同时也可以借助外部力量来辅助解决问题。希望每一位家长和学生都能够顺利地享受优质教育资源。